Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Usługa transportu i dezynfekcji metodą fumigacji zbiorów archiwalnych Archiwum Państwowego w Suwałkach oddział w Ełku

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Archiwum Państwowe w Suwałkach

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000797702

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Kościuszki 69

1.5.2.) Miejscowość: Suwałki

1.5.3.) Kod pocztowy: 16-400

1.5.4.) Województwo: podlaskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL843 - Suwalski

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: archiwum@suwalki.ap.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.suwalki.ap.gov.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - inne państwowe i samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Archiwum Państwowe

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługa transportu i dezynfekcji metodą fumigacji zbiorów archiwalnych Archiwum Państwowego w Suwałkach oddział w Ełku

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-c552ba8a-c287-11ed-b311-9aae6ad31be8

2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00137874

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2023-03-15

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2023/BZP 00084420/03/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.2 Czyszczenie zasobu archiwalnego Archiwum Państwowego w Suwałkach oddział Ełk

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: 1) Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert , odbywa się wyłącznie drogą elektroniczną za pośrednictwem portalu eZamówienia -poprzez stronę internetową postępowania https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-c552ba8a-c287-11ed-b311-9aae6ad31be8 zakładka Komunikacja lub poczty elektronicznej
2) Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne.
3) Zamawiający wyznacza następujące osoby do kontaktu z wykonawcami: Edyta Bizio, e-mail:ebizio@suwalki.ap.gov.pl,
4) Postępowanie można wyszukać ze strony głównej Platformy e-Zamówienia (przycisk Przeglądaj postępowania / konkursy"). Identyfikator (ID) postępowania na Platformie e-Zamówienia:
ocds-148610-c552ba8a-c287-11ed-b311-9aae6ad31be8

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca" na Platformie e-Zamówienia.
2) Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 30.12.2020 r. w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia R.M. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki. W przypadku formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy PZP, ww. regulacje nie będą miały bezpośredniego zastosowania.
3) Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż wymienione w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa R.M. w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, przekazywane w postępowaniu sporządza się w postaci elektronicznej:
a. w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia R.M. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności (i przekazuje się jako załącznik), lub
b. jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (np. w treści wiadomości e-mail lub w treści „Formularza do komunikacji").
4) Jeżeli dokumenty elektroniczne, przekazywane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zawierają informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z 16.04.1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji Wykonawca, w celu utrzymania w poufności tych informacji, przekazuje je w wydzielonym i odpowiednio oznaczonym pliku, wraz z jednoczesnym zaznaczeniem w nazwie pliku „Tajemnica przedsiębiorstwa".
5) W przypadku załączników, które są zgodnie z ustawą PZP lub rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, mogą być opatrzone, zgodnie z wyborem Wykonawcy/ Wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia/podmiotu udostępniającego zasoby, podpisem typu zewnętrznego lub wewnętrznego. W zależności od rodzaju podpisu i jego typu (zewnętrzny, wewnętrzny) dodaje się uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z wszytym podpisem (typ wewnętrzny).
6) Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji" w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy" na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji" służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia.
7) Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez Wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie postępowania w zakładce „Komunikacja".
8) Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji" wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).
9) W przypadku problemów technicznych i awarii związanych z funkcjonowaniem Platformy e-Zamówienia użytkownicy mogą skorzystać ze wsparcia technicznego dostępnego pod numerem telefonu (32) 77 88 999 lub drogą elektroniczną poprzez formularz udostępniony na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl w zakładce „Zgłoś problem".
10) Zamawiający nie przewiduje zaistnienia jednej z sytuacji określonych w art. 65 ust. 1, art. 66 i art. 69, wobec czego nie dopuszcza komunikowania się z Wykonawcami w inny sposób niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych zawartych w dokumentach, zgodnie z procedurą wyboru Wykonawcy na podstawie ustawy PZP, jest Archiwum Państwowe w Suwałkach, ul. Tadeusza Kościuszki 69, 16-400 Suwałki.
2. Z Administratorem można skontaktować się telefonicznie: nr tel. 87 566 21 67 lub za pośrednictwem poczty elektronicznej: archiwum@suwalki.ap.gov.pl
3. Wszelkie pytania dotyczące sposobu i zakresu przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz Pani/Pana praw wynikających z RODO, można kierować do wyznaczonego Inspektora Ochrony Danych p. Michał Kłoczko, e-mail: iod@suwalki.ap.gov.pl lub pisząc na adres siedziby wskazany w punkcie 1 powyżej z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych Osobowych”.
4. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzanie na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Usługa transportu i dezynfekcji zbiorów archiwalnych metodą fumigacji." realizowanego wg. przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 11 września 2019 r., a w przypadku wyboru oferty jako najkorzystniejszej Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu wykonania przez Administratora obowiązków w związku z realizacją umowy zawartej z wybranym Wykonawcą na podstawie art.6 ust.1 lit. b) RODO.
5. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udzielona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, dalej „ustawa PZP”. Ponadto Pani/Pana dane osobowe będą publikowane na stronie internetowej Zamawiającego, jeśli taki obowiązek będzie wynikał z ustawy Prawo zamówień publicznych.
(Uwaga: Organy publiczne, które mogą otrzymywać Pani/Pana dane osobowe w ramach konkretnego postępowania zgodnie z prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, nie są uznawane za odbiorców!).
6. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy w sprawie zamówienia publicznego przekracza 4 lata – przez cały czas trwania umowy, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy PZP.
7. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy PZP związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy PZP.
Jednocześnie Zamawiający przypomina o ciążącym na Pani/Panu obowiązku informacyjnym wynikającym z art.14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazane zostaną Zamawiającemu w związku z prowadzonym postępowaniem, i które Zamawiający pośrednio pozyska od Wykonawcy biorącego odział w postępowaniu, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): 8. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.
9. Posiada Pani/Pan:
1) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
2) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych *;
3) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **;
4) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
10. Nie przysługuje Pani/Panu:
1) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
2) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
3) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
11. Zgodnie z art. 8a ust. 5 ustawy PZP, Zamawiający informuje, że:
1) w przypadku, gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1−3 RODO (związanych z prawem wykonawcy do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jego dotyczące, prawem wykonawcy do bycia poinformowanym o odpowiednich zabezpieczeniach, o których mowa w art. 46 RODO, związanych z przekazaniem jego danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej oraz prawem otrzymania przez wykonawcę od administratora kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu), wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, Zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego bądź konkursu, a w przypadku udostępniania protokołu z postępowania już zakończonego, wskazania dodatkowych informacji mających w szczególności na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia;
2) wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO (ograniczenia przetwarzania danych), nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Planowane do dezynfekcji zbiory zgromadzone są w zamiejscowej placówce Archiwum Państwowego w Suwałkach położonej w miejscowości Ełk, woj. Warmińsko Mazurskie przy ulicy Armii Krajowej 17 A.
2. Wykaz jednostek archiwalnych przewidzianych do dezynfekcji.
1) Akta spakowane w opakowania ochronne. Łączna długość akt przewidzianych do dezynfekcji wynosi około 300 mb.
2) Luzy 25 sztuk
3. Przedmiot zamówienia obejmuje :
1) Wyniesienie z pomieszczeń magazynowych Zamawiającego dokumentacji archiwalnej zapakowanej przez Zamawiającego przy użyciu pudeł, zwanych dalej pakunkami.
2) Załadunek na środki transportowe i przewiezienie zbiorów archiwalnych do miejsca dezynfekcji
3) Dezynfekcję zbiorów w komorze fumigacyjnej przy użyciu gazu do dezynfekcji o nazwie GAZ- S9 stanowiącej mieszankę tlenku etylenu (ETO) o stężeniu 9% i dwutlenku węgla o stężeniu 91% (proporcja 1:9), w warunkach obniżonego ciśnienia w komorze ok. 100 mbar, ciśnienia gazu w komorze ok. 750-800 mbar, podwyższonej temperatury (max. 35° C) i wilgotności względnej (ok. 55%), czas trwania dezynfekcji właściwej min. 36 godz. przy stężeniu tlenku etylenu wynoszącym 150/200 mg/m3.
4) Wykonanie Badań mikrobiologicznych zbiorów archiwalnych po dezynfekcji.
5) Transport zbiorów z miejsca dezynfekcji do siedziby Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie możliwość skierowania części zdezynfekowanych zbiorów do Archiwum Państwowego w Suwałkach.
6) Przeniesienie i ułożenie zbiorów dokumentów we wskazanych przez Zamawiającego ostatecznych pomieszczeniach magazynowych z zachowaniem ustalonej przez Zamawiającego kolejności ewidencyjnej w jakiej były ode odbierane od Zamawiającego.
7) Od momentu zdjęcia pakunku z regału aż do momentu ustawienia przez Wykonawcę pakunku w miejscu wskazanym przez Zamawiającego Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność wobec Zamawiającego za dany pakunek. Odpowiedzialność Wykonawcy kończy się w momencie podpisania przez upoważnionych przedstawicieli Zamawiającego protokołu zwrotu każdego z pakunków.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera Rozdział 3S WZ

4.2.6.) Główny kod CPV: 90924000-0 - Usługi usuwania grzybów

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

79920000-9 - Pakowanie i podobne usługi

60100000-9 - Usługi w zakresie transportu drogowego

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2023-06-30

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 7

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1. Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania (art. 274 ust.1 PZP), aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych w postaci Wykazu zrealizowanych usług Załącznik nr 5 do SWZ.
Wykonawca na potwierdzenie spełniania warunku posiadania zdolności zawodowej/doświadczenia, o których mowa w rozdziale 7 ust. 1 niniejszej SWZ załączy wykaz wykonanych usług dezynfekcji metodą fumigacji. Wykonawca przedłoży wraz z wykazem usług dowody na potwierdzenie, że usługi zostały wykonane należycie lub oświadczenie własne wykonawcy w przypadku, gdy z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest wstanie uzyskać dowodów na potwierdzenie, że usługi zostały wykonane należycie. Jeżeli wykonawca na potwierdzenie, że usługi zostały wykonane należycie zamiast dowodu będzie przedkładał oświadczenie własne, Zamawiający żąda złożenia krótkiej, zwięzłej pisemnej informacji uzasadniającej obiektywne przyczyny niemożliwości uzyskania poświadczenia. W przypadku gdy dowody, że usługi zostały wykonane należycie będą budzić wątpliwości lub gdy z dowodu albo z innego dokumentu wynika, że zamówienie nie zostało wykonane lub zostało wykonane nienależycie, Zamawiający zwróci się bezpośrednio do właściwego podmiotu na rzecz, którego usługi były lub miały zostać wykonane, o przedłożenie dodatkowych informacji lub dokumentów bezpośrednio Zamawiającemu.

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2023-03-24 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-c552ba8a-c287-11ed-b311-9aae6ad31be8

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2023-03-24 10:10

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni